In unserem letzten Artikel haben wir über die automatische Zuordnung von E-Mails unserer KI-basierten App gesprochen, Daten aus verschiedenen Dokumenten wie PDFs, Bildern und Textdokumenten zu extrahieren und sie automatisch in ein nutzbares Format umzuwandeln. Diese Technologie hat unseren Buchhaltungsprozess verbessert, indem sie den manuellen Aufwand für das Erfassen von Belegen minimiert hat. Ein weiteres spannendes Feature unserer Finanzdatenbank ist die automatische Erkennung und Kategorisierung ähnlicher Belege und Rechnungen, insbesondere in Bezug auf Banktransaktionen.
Automatische Zuordnung von Banktransaktionen
Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen erhält täglich Dutzende von Transaktionen und dazu gehörige Belege und Rechnungen. Die manuelle Zuordnung dieser Dokumente zu den entsprechenden Banktransaktionen wäre nicht nur zeitaufwendig, sondern auch anfällig für Fehler. Hier kommt unsere KI ins Spiel. Durch die automatische Zuordnung von Belegen und Rechnungen zu Banktransaktionen entfällt die Notwendigkeit manueller Eingriffe.
Ein praxisnahes Beispiel: Angenommen, Ihr Unternehmen erhält eine Banktransaktion über 98,70 € von der IBAN xy und dem Verwendungszweck abc. Unser System erkennt sofort, dass dieser Betrag einem bereits erfassten Beleg entspricht. Die Zuordnung erfolgt automatisch und mit einer Präzision von 100% – ohne jegliche menschliche Interaktion.
Wie funktioniert dieses Feature?
Unser KI-System ist an ein RAG (Retrieval-Augmented Generation) angeschlossen. Das bedeutet, dass interne Daten verwendet werden um das Wissen eines LLMs zu erweitern – hier greift es auf alle Finanztransaktionen, Belege, Rechnungen usw. zu, die bereits angelegt sind. Durch die Analyse historischer Daten kann das System Vorhersagen darüber treffen, welche Transaktionen welchen Dokumenten zuzuordnen sind.
Vorteile der automatischen Zuordnung
Die automatische Zuordnung von Banktransaktionen zu Belegen und Rechnungen bietet mehrere Vorteile:
1. Zeitersparnis: Die Automatisierung reduziert den Aufwand für die manuelle Dateneingabe erheblich. Mitarbeiter können sich stattdessen auf komplexere und wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren.
2. Fehlerreduktion: Manuelle Eingaben sind fehleranfällig. Die Automatisierung minimiert das Risiko von Fehlern, was zu einer genaueren Buchhaltung führt.
3. Verbesserte Übersichtlichkeit: Durch die automatische Kategorisierung und Zuordnung von Transaktionen wird die Finanzübersicht klarer und zugänglicher.
4. Optimierung des Cash Managements: Eine präzise und zeitnahe Zuordnung von Transaktionen ermöglicht ein besseres Cashflow-Management und eine effizientere Finanzplanung.
Die Fähigkeit, Banktransaktionen automatisch und fehlerfrei Belegen und Rechnungen zuzuordnen, markiert einen signifikanten Fortschritt in der Buchhaltungstechnologie. Diese Innovation spart nicht nur wertvolle Zeit und Ressourcen, sondern verbessert auch die Genauigkeit und Effizienz der Finanzprozesse. In einer Welt, in der Geschwindigkeit und Präzision entscheidend sind, bietet diese Technologie einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
