Künstliche Intelligenz (KI) macht das Leben leichter und effizienter, das ist kein Geheimnis. In der Geschäftswelt, wo Zeit gleich Geld ist, kann die Automatisierung von Routineaufgaben einen erheblichen Unterschied machen. Ein besonders spannendes Anwendungsfeld hierfür ist die Buchhaltung – ein Bereich, der traditionell viel Handarbeit und Genauigkeit erfordert. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, wie KI in unserem Unternehmen die Buchhaltung automatisiert und gleichzeitig den menschlichen Aufwand drastisch reduziert.
Schritt 1: E-Mail-Kategorisierung und Zuordnung
Unser System beginnt mit der Organisation des Posteingangs. Jede Rechnung, die per E-Mail als PDF-Datei eingeht oder die wir einscannen, wird automatisch erkannt. Die KI ordnet diese Dokumente dann korrekt zu, indem sie einen Ordner basierend auf dem Jahr und dem Monatsdatum erstellt oder benutzt, z.B. „2024-03-01 Belege und Rechnungen“. Diese scheinbar einfache Aufgabe spart bereits eine Menge Zeit, die sonst für das manuelle Suchen und Sortieren von Dokumenten aufgewendet werden würde.
Schritt 2: Datenextraktion aus Rechnungen
Sobald eine Rechnung im System ist, kommt die wahre Magie der Künstlichen Intelligenz zum Einsatz. Unser AI-Modell scannt jedes Dokument und extrahiert wichtige Informationen wie das Rechnungsdatum, die Nettosumme und den Rechnungssteller. Im Prinzip beliebige „Suchanfragen“ die man sich definieren kann. Dieser Schritt ist eine „Revolution“ gegenüber einfachen OCR-Tools, die einfach positions-basiert Daten extrahieren. Die Daten werden automatisch erfasst, ohne dass jemand manuell jede Zahl und jedes Datum eingeben muss. Trefferquote liegt bei 98,7% – aber dazu später mehr.
Schritt 3: Abgleich und Excel-Erstellung
Die KI hört hier nicht auf. Wenn der Kontoauszug mit den Rechnungen übereinstimmt, erstellt das System ein Excel-File mit allen erforderlichen Werten, die dann nahtlos in unsere Finanzdatenbank fließen. Dieser Prozess stellt sicher, dass alle Finanztransaktionen genau erfasst und verarbeitet werden, was die Finanzberichterstattung und Analyse erheblich vereinfacht.
Menschliche Überprüfung: Ein notwendiger Schritt
Auch wenn unser KI-Modell beeindruckend präzise ist, erreicht es noch keine 100%ige Trefferquote. Daher ist eine menschliche Überprüfung notwendig, um sicherzustellen, dass alle Suchfelder und Werte korrekt sind. Allerdings hat die Einführung der KI den manuellen Aufwand auf etwa 1% reduziert – ein kleiner Preis für die Sicherstellung der Genauigkeit und die riesige Zeitersparnis.
Die Integration von KI in unsere Buchhaltungsprozesse hat unsere Effizienz dramatisch gesteigert, Fehler reduziert und unseren Mitarbeitern erlaubt, sich auf anspruchsvollere und wertvollere Aufgaben zu konzentrieren. Die Technologie ist hierbei nicht nur ein Werkzeug, sondern ein revolutionärer Schritt in Richtung der Zukunft der Finanzverwaltung. Während wir weiterhin an der Verbesserung der Genauigkeit unserer KI arbeiten, sind wir bereits jetzt von den Vorteilen, die sie bietet, überzeugt. Einfach ausgedrückt, Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung ist nicht nur eine Möglichkeit, es ist der Weg nach vorne.
